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Los departamentos de Recursos Humanos suelen esforzarse por gestionar eficazmente las tareas rutinarias,dedican mucho tiempo a responder las preguntas más frecuentes de los empleados debido a que no tienen un sistema de autoservicio. Cuando los profesionales de RR.HH. se ven obligados a dedicar su tiempo a estas preguntas tan repetitivas, no pueden centrarse en tareas más importantes como la contratación, la retención y la motivación, el desarrollo del liderazgo y la cultura corporativa. A medida que los departamentos de RR.HH. pasan a desempeñar un papel más estratégico, abordar estas cuestiones se ha convertido en una necesidad.
Un chatbot que aprovecha el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y el aprendizaje automático puede comprender, comunicar e incluso automatizar acciones para ayudar a candidatos y empleados. Por ejemplo, un bot inteligente de RRHH puede guiar a los nuevos empleados a través del proceso de incorporación, responder a preguntas frecuentes, sugerir recursos de aprendizaje y ayudar a los empleados a solicitar días libres o comprobar el saldo restante de vacaciones. Las plataformas de chatbot también pueden proporcionar recordatorios, realizar encuestas y recoger opiniones para mejorar la experiencia de los empleados.
Ejemplos de uso del chatbot en Recursos Humanos
1.Contratación de personal
Al seleccionar candidatos, las empresas pueden verse abrumadas por la cantidad de currículos, cartas de presentación y otros documentos. La presencia de chatbots en RRHH permite a los responsables de esa tarea centrarse más en los candidatos que de verdad cumplen con los requisitos del puesto, mediante la búsqueda de las palabras clave, habilidades, experiencias y cualificaciones adecuadas. Estos chatbots ayudan a programar citas y a responder preguntas sobre vacantes.
Las funciones de las herramientas modernas basadas en IA son tan parecidas a las humanas que el 73% de los candidatos no pueden reconocer que están hablando con ellas. Los chatbots también explican qué esperar de los beneficios y la cultura de la empresa. A través de estas prácticas, los chatbots de IA de RRHH ayudan a las empresas a reducir el número de candidatos y aumentar las posibilidades de encontrar profesionales óptimos.
2.Incorporación
En el pasado, estos profesionales tenían que dedicar tiempo a explicar los diversos aspectos del proceso de trabajo. Tenían que explicar las políticas de la empresa en materia de vacaciones, bajas por enfermedad, indemnizaciones y descansos para fumar, por nombrar algunas. Las soluciones de chatbot modernas aceleran el proceso de incorporación proporcionando toda esta información y, con su ayuda, los nuevos empleados obtienen acceso instantáneo a los recursos, materiales y listas de comprobación pertinentes.
Algunos de los mejores chatbots de RRHH proporcionan enlaces a la documentación de la empresa para que los nuevos empleados comiencen su trabajo sin pasar días rellenando formularios. Los chatbots también explican cómo encajan las nuevas contrataciones en el flujo de trabajo y quiénes son sus compañeros.
3.Autogestión de empleados
Los chatbots modernos reducen el trabajo de los departamentos de RRHH gestionando diversas solicitudes y preguntas. Proporcionan información sobre cómo solicitar vacaciones, bajas por enfermedad, programas de formación y otras cosas que ofrece la empresa. Además, estas herramientas conversacionales explican las políticas de la empresa en materia de seguros médicos, indemnizaciones y planes de jubilación. Los empleados también utilizan estas soluciones para actualizar datos personales sin necesidad de ponerse en contacto con el departamento.
4.Evaluación del rendimiento
Para mantener un ritmo de trabajo constante y entregar los proyectos a tiempo,las empresas necesitan hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados. La IA ayudan en este proceso recopilando y analizando los datos de los empleados. La decisión final sigue correspondiendo a los altos cargos, pero el uso de chatbots de RR.HH. les proporciona un mejor conocimiento de los empleados, les ayuda a dirigir a su personal con eficacia y produce mejores resultados. También ahorra tiempo y recursos al departamento de RRHH en la recopilación y evaluación de los datos de los empleados.
5.Recoger opiniones
Para dirigir empresas, los propietarios deben escuchar las opiniones de sus empleados. Estos chatbots ofrecen un entorno seguro y anónimo en el que los empleados comparten sus opiniones con sus jefes. Las empresas pueden utilizar estas soluciones para realizar sondeos y encuestas con regularidad para mejorar continuamente las condiciones de trabajo. El equipo de Springs puede ayudarle con el desarrollo de una solución personalizada que tendrá funciones específicas necesarias exactamente para las necesidades de su empresa.
6.Seguimiento de ausencias y asistencia
Hacer un seguimiento de la asistencia y ausencia de los trabajadores es una buena opción de usar la IA. Estos tipos de casos de uso de chatbot de RRHH facilitan las entradas y salidas en tiempo real, la programación de turnos y las solicitudes de permisos, garantizando un seguimiento diario preciso y eficiente. Al automatizar los procesos de registro y aprobación de asistencia, ayudan a mantener análisis precisos y mejoran la comunicación entre los empleados y los departamentos de RRHH.
Hacer esto,a parte de ahorrar tiempo también reduce los errores que se producen cuando haces el seguimiento de asistencia de forma manual.Además, estos casos de uso de chatbots de RR.HH. ofrecen sólidas funciones de informes y análisis, generando informes de asistencia detallados y controlando el cumplimiento de las políticas de la empresa y las leyes laborales. Proporcionan a los empleados información en tiempo real sobre los saldos de vacaciones y envían recordatorios sobre turnos y plazos importantes.
Ventajas de tener un chatbot en el departamento de recursos humanos
Estas son las principales ventajas que las empresas pueden esperar de la integración del chatbot:
Accesibilidad: estas soluciones ofrecen un servicio 24 horas al día, 7 días a la semana, para solicitantes y empleados. Esto es especialmente útil para las organizaciones que cuentan con personal en distintas zonas horarias. Los solicitantes de empleo pueden utilizarlas para obtener información sobre nuevas vacantes y detalles sobre estos puestos.
Tiempo y rentabilidad:las empresas que utilizan chatbots ahorran tiempo y dinero a la hora de gestionar sus departamentos de RRHH. Estas soluciones son relativamente asequibles de desarrollar y responden instantáneamente a las solicitudes sin necesidad de contratar expertos adicionales.
Aumento de la productividad:dado que gestionan la mayoría de las tareas y solicitudes rutinarias, reducen drásticamente la carga de trabajo diaria de los departamentos de RRHH. Con su ayuda, los especialistas se centran en cuestiones complejas que requieren intervención humana.
Mejor compromiso de los empleados:las soluciones avanzadas de RR.HH. se comunican con miles de empleados simultáneamente. Estas capacidades garantizan que los problemas se resuelvan rápidamente y que el trabajo continúe según lo previsto.
Conocimientos más profundos: recopilan información valiosa sobre los empleados. Esto permite a las empresas conocer el grado de satisfacción de los empleados con sus organizaciones, cuáles son las quejas más comunes y cómo abordarlas.
Reducción de errores humanos: ayudan a las empresas a reducir el número de errores produciendo información precisa y actualizada. Tienen acceso instantáneo a las bases de datos de la empresa, lo que significa que es menos probable que estas soluciones confundan hechos, fechas o cifras.
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