¿Cómo puede ayudar la tecnología VoIP a las agencias de viajes?

por | 8 Mar 2024

La comunicación es importante para que las agencias de viajes ofrezcan la mejor experiencia de viaje a sus clientes. Por eso es importante que todas estas empresas cuenten con un sistema telefónico fiable y de calidad. Y al elegir un sistema de telefonía VoIP, las agencias de viajes pueden ofrecer un servicio de máxima calidad a los clientes, mejorar la productividad del personal y reducir costes.

Si es nuevo en VoIP y está buscando comparar las mejores tarifas y planes, Vertical Ibérica puede ayudarle a elegir un servicio que satisfaga las necesidades de su agencia de viajes.

 

Ventajas de los sistemas de telefonía VoIP para agencias de viajes

Este sistema de alta calidad puede aportar múltiples ventajas a las empresas del sector turístico , y puede esperar una transformación significativa de su infraestructura de comunicaciones si realiza el cambio. Desde la mejora de las interacciones con los clientes hasta un alcance global a costes más bajos, éstas son sólo cinco de las muchas ventajas que puede experimentar al cambiar a VoIP:

 

1.Mejora del servicio al cliente

El sector turístico depende en gran medida de un servicio de atención al cliente excepcional para satisfacer las necesidades de los viajeros, y la VoIP ayuda a mejorar el servicio al permitir una comunicación eficaz.

Con funciones como el desvío de llamadas y los menús IVR, las llamadas entrantes pueden dirigirse a los departamentos o agentes adecuados, lo que reduce los tiempos de espera y garantiza que los clientes lleguen a la persona adecuada para atenderles.

Este proceso simplificado de gestión de llamadas agiliza los tiempos de respuesta, aumenta la satisfacción del cliente y mejora la experiencia general de los turistas.

 

2.Alcance global a costes más bajos

Al ser un negocio de planificación y comunicación global, las empresas de viajes interactúan a menudo con clientes, proveedores y socios de todo el mundo, lo que significa que la ventaja del ahorro de costes de VoIP es especialmente valiosa en este contexto.

Puede hacer llamadas internacionales a tarifas asequibles por minuto, por lo que no tendrá que preocuparse por los gastos de larga distancia. En Vertical Iberica todos nuestros clientes con tarifa plana podrán llamas hasta 110 destinos internacionales.

Cuando las agencias de viajes hacen llamadas internacionales para reservar hoteles, líneas aéreas, cruceros, alquiler de coches, etc., VoIP puede conectarse al país al que se llama e iniciar la llamada desde dentro de ese país, ayudándole así a reducir costes.

 

3.Mejora las campañas de marketing

Con el seguimiento de llamadas y las funciones de análisis, las empresas turísticas pueden obtener información valiosa sobre la eficacia de sus esfuerzos de marketing.

Mediante el seguimiento de las llamadas entrantes y el análisis de los datos de las llamadas, los equipos pueden optimizar sus estrategias de marketing, centrandose en los canales que ofrecen los mejores resultados.

 

4.Aumenta el compromiso del cliente

Al aprovechar funciones avanzadas como la grabación de llamadas, las empresas pueden obtener información valiosa de las interacciones con los clientes. Estas grabaciones pueden analizarse para comprender las preferencias y los puntos débiles de los clientes.

Este conocimiento permite a las empresas crear una estrategia para mejorar las operaciones. Y no sólo eso, sino que al analizar las llamadas, los equipos pueden ofrecer recomendaciones personalizadas y promociones específicas, lo que ayuda a un mayor compromiso de los clientes.

 

5.Comunicación multicanal para mejorar la experiencia

La VoIP va más allá de la comunicación de voz y ofrece varios canales, como el intercambio de archivos y la mensajería instantánea. Este enfoque multicanal permite a las empresas turísticas interactuar con los clientes a través de sus medios preferidos. Por ejemplo, la mensajería instantánea proporciona respuestas rápidas a las consultas, y permite compartir sin problemas itinerarios de viaje o documentos importantes.

Al ofrecer múltiples canales de comunicación, las empresas pueden proporcionar una experiencia personalizada y adaptada a las preferencias de los viajeros expertos en tecnología, mejorando así la satisfacción general del cliente.

 

 

Funciones de la VoIP que pueden beneficiar a las agencias de viajes

En el sector de los viajes, la VoIP ofrece una serie de funciones y herramientas populares que pueden beneficiar significativamente a estas empresas, ayudándolas a crecer y a agilizar sus comunicaciones. Exploremos estas funciones en detalle y comprendamos cómo pueden contribuir al crecimiento de las empresas:

 

Enrutamiento y desvío de llamadas

Los sistemas VoIP ofrecen funciones avanzadas de enrutamiento y desvío de llamadas, lo que significa que las llamadas entrantes se dirigen al departamento o agente adecuado, mejorando la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Esto significa que una agencia de viajes puede dirigir las llamadas a agentes específicos en función de su experiencia en determinados destinos o paquetes de viajes, garantizando que los clientes reciban una asistencia personalizada.

También pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real a los clientes y recibir cambios inmediatos en los horarios o las reservas para garantizar unas vacaciones sin complicaciones. Configurar una función de desvío de llamadas también dará a los agentes de viajes la libertad de acceder a correos electrónicos, mensajes de voz, contactos y mucho más desde ordenadores de sobremesa o dispositivos móviles. Esto mantiene a los agentes conectados en caso de que un cliente se encuentre con problemas inesperados o retrasos durante el viaje.

 

Menús de respuesta vocal interactiva

Los menús IVR permiten automatizar la gestión y el enrutamiento de las llamadas en función de los datos introducidos por el cliente. Las empresas de viajes pueden configurar IVR para ofrecer opciones de autoservicio, como comprobar el estado de los vuelos o acceder a los detalles de la reserva. Al proporcionar acceso instantáneo a la información esencial, las empresas pueden reducir la necesidad de interacciones entre el cliente y el agente, con el consiguiente ahorro de tiempo y costes.

Los IVR también permiten a las empresas recopilar datos de los clientes, como referencias de reservas o preferencias, que pueden utilizarse para personalizar futuras interacciones y campañas de marketing. Esto puede traducirse en ventas repetidas y fidelización de clientes a largo plazo.

 

Análisis e informes de llamadas

Proporcionan sólidas herramientas de análisis de llamadas y generación de informes, que ofrecen información valiosa sobre métricas de llamadas, volúmenes de llamadas y calidad del servicio.

Estos análisis ayudan a las empresas de viajes a supervisar y optimizar las operaciones de sus centros de llamadas. Así, las empresas pueden hacer un seguimiento de los picos de llamadas, la duración media de las llamadas y las métricas de rendimiento de los agentes para asignar recursos y optimizar los niveles de personal de forma eficiente.

 

Transcripción de mensajes de voz a correo electrónico

Estos sistemas suelen incluir la función de transcripción de mensajes de voz a correo electrónico, que convierte los mensajes de voz en texto y los envía a la bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario.

Esta función permite a las empresas de viajes responder rápidamente a las consultas de los clientes, incluso cuando los asesores no pueden atender las llamadas. Los agentes pueden acceder fácilmente a los mensajes de voz, responder a ellos por correo electrónico o reenviarlos a los miembros adecuados del equipo para que tomen las medidas oportunas.

 

Conferencias telefónicas y colaboración

La VoIP facilita las conferencias telefónicas y la colaboración, lo que beneficia a las empresas de viajes que trabajan con equipos distribuidos. Esta función permite celebrar reuniones virtuales, lo que facilita la discusión de asuntos importantes relacionados con los viajes.

Por ejemplo, un operador turístico puede mantener conferencias telefónicas con agentes de viajes, guías locales y proveedores de alojamiento para garantizar que los preparativos del viaje se realizan sin contratiempos.La capacidad de colaborar eficazmente permite agilizar las operaciones y mejorar la coordinación, lo que en última instancia impulsa el crecimiento.

 

Integración con sistemas de gestión de relaciones con los clientes

Las empresas de viajes pueden integrar sus sistemas de VoIP con plataformas CRM para obtener acceso inmediato a la información de los clientes, el historial de llamadas y las interacciones anteriores.

Así, cuando un cliente llama a una agencia de viajes, el sistema integrado puede mostrar sus consultas, preferencias y datos de reserva anteriores, lo que permite a los agentes ofrecer recomendaciones o descuentos a medida. Este nivel de personalización puede reforzar las relaciones con los clientes y fomentar la repetición de la compra.

Con esta integración los agentes de viajes pueden tomar notas sobre cada cliente y mantener un perfil completo. Además, esto ayudará a los agentes de viajes a responder a las preguntas e incluso a dar recomendaciones para ayudar a los clientes a encontrar los mejores destinos o paquetes turísticos que se adapten a su estilo de vida y necesidades. Incluso pueden contactar con otros agentes que puedan tener más información sobre un destino o una solicitud de viaje concretos.

 

 

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