Comunicaciones unificadas: ¿Qué Son y Cómo Funcionan?

por | 13 Nov 2023

 

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¿Qué son las comunicaciones unificadas?

Las comunicaciones unificadas (UC, por sus siglas en inglés, Unified Communications) se refieren a la integración de diversas herramientas y servicios de comunicación para facilitar la interacción y colaboración en tiempo real entre individuos y organizaciones.

El objetivo principal de las comunicaciones unificadas es unificar y simplificar el acceso a diferentes formas de comunicación, como voz, video, mensajería instantánea, conferencias web, correo electrónico y colaboración en documentos.

 

comunicaciones unificadas

 

¿Cómo funcionan las comunicaciones unificadas?

Las comunicaciones unificadas funcionan mediante la integración de diversas tecnologías y servicios de comunicación para proporcionar una experiencia fluida y eficiente. Aquí hay una descripción general de cómo funcionan:

Integración de Servicios:

Voz sobre IP (VoIP): A menudo utilizan VoIP para la transmisión de voz a través de redes IP en lugar de las tradicionales redes telefónicas.

Mensajería Instantánea (IM): La mensajería instantánea permite la comunicación en tiempo real a través de texto. Esto puede incluir servicios como chat empresarial o aplicaciones de mensajería instantánea.

Correo Electrónico: La integración del correo electrónico es común en este tipo de soluciones, permitiendo a los usuarios acceder a su correo desde la misma plataforma que otras formas de comunicación.

Plataformas Unificadas:

Las organizaciones implementan una plataforma centralizada que integra y gestiona varios servicios de comunicación. Esto puede ser un software específico o una solución basada en la nube.

Interfaces de Usuario Unificadas:

Los usuarios acceden a diferentes formas de comunicación a través de una interfaz unificada, lo que facilita la transición entre servicios. Esto puede ser una aplicación de escritorio, una aplicación web o incluso una aplicación móvil.

Presencia:

Las soluciones de comunicaciones unificadas a menudo incluyen funciones de presencia que indican si un usuario está disponible, ocupado o fuera de línea. Esta información ayuda a los usuarios a decidir la mejor forma de comunicarse.

Colaboración en Tiempo Real:

Las herramientas de colaboración, como la edición compartida de documentos, conferencias web y videoconferencias, están integradas para facilitar la colaboración en tiempo real, independientemente de la ubicación física de los participantes.

Movilidad:

Las soluciones de comunicaciones unificadas suelen ser accesibles desde dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios mantenerse conectados y colaborar mientras están en movimiento.

Seguridad y Gestión:

Se implementan medidas de seguridad para proteger la integridad y la privacidad de las comunicaciones. Además, las soluciones suelen incluir herramientas de gestión para administrar usuarios, dispositivos y configuraciones.

 

Elementos de la comunicación unificada

Los sistemas de comunicación unificada se configuran mediante la integración de diversos elementos y soluciones de comunicación en una única plataforma:

El usuario envía la información y esta queda archivada en una ubicación específica, permaneciendo disponible para que otros usuarios la consulten cuando lo necesiten. En la actualidad, el correo electrónico se considera como el pionero en este tipo de comunicación denominada «store-and-forward«.

Por otro lado, algunos canales requieren una respuesta inmediata, lo que implica interrumpir otras tareas y limita el acceso de otros usuarios a la información. Por ejemplo, las llamadas telefónicas.

En los sistemas de comunicación tradicionales, cada canal exige su propia aplicación o dispositivo para acceder a la información. No obstante, con la comunicación unificada, solo se necesita una plataforma para gestionar el conjunto de productos integrados.

Voz sobre IP (VoIP)

VoIP, que significa Voz sobre Protocolo de Internet, es una tecnología que posibilita que los usuarios de internet realicen llamadas telefónicas a través de su conexión web en lugar de depender de una red telefónica convencional. De esta manera, VoIP se integra con otras herramientas como correos electrónicos, videoconferencias y mensajería instantánea.

Mensajería instantánea:

Las aplicaciones de chat en tiempo real posibilitan iniciar conversaciones a través de mensajes de texto, compartir documentos y crear grupos especializados para discutir temas específicos, todo esto sin la necesidad de finalizar una llamada o ponerla en espera, evitando interrupciones en el trabajo.

Videoconferencia:

Aunque las llamadas telefónicas son útiles, hay ocasiones en las que resulta necesario llevar a cabo conferencias que permitan la visualización de expresiones y gestos de los miembros del equipo, lo que contribuye a hacer las sesiones más dinámicas.

Correo electrónico:

El correo electrónico sigue siendo esencial para las labores laborales, y contar con plataformas que faciliten el acceso a la bandeja de entrada simplifica las consultas, reduciendo el tiempo que los empleados dedican a revisar sus correos electrónicos.

Fax:

Aunque pueda sorprender, el uso del fax perdura en ciertos sectores hasta el día de hoy. Este servicio ha experimentado cambios y se incorpora en soluciones más contemporáneas, como el Fax2Mail (fax en el correo electrónico).

Calendario:

Programar citas y organizar de manera eficiente tareas y proyectos se logra mediante un calendario de trabajo. Asimismo, esto favorece una mejor planificación de reuniones y asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo.

 

¿Por qué deberías considerar trabajar con Comunicaciones Unificadas en tu empresa?

 

1. Integración de Herramientas de Comunicación:

Las Comunicaciones Unificadas consolidan diversas herramientas de comunicación, como llamadas, mensajes, videoconferencias y correos electrónicos, en una única plataforma. Esto simplifica la colaboración y facilita la gestión de la información, eliminando la necesidad de cambiar entre múltiples aplicaciones.

2. Mejora de la Productividad:

Al proporcionar una experiencia de comunicación más fluida,eliminan las barreras que podrían ralentizar el flujo de trabajo. Los empleados pueden acceder fácilmente a la información y comunicarse de manera efectiva, lo que se traduce en una mayor productividad y eficiencia operativa.

3. Acceso desde Cualquier Lugar y Dispositivo:

Las Comunicaciones Unificadas permiten el acceso remoto a las herramientas de comunicación, lo que es esencial en un entorno empresarial moderno. Los empleados pueden colaborar y participar en reuniones desde cualquier lugar, utilizando una variedad de dispositivos, lo que facilita la flexibilidad laboral.

4. Reducción de Costos:

Al consolidar múltiples servicios de comunicación en una sola plataforma, las UC pueden ayudar a reducir los costos operativos. La eliminación de sistemas independientes y la simplificación de la infraestructura de comunicación pueden generar ahorros significativos a largo plazo.

5. Mayor Colaboración entre Equipos:

La colaboración es clave para el éxito empresarial, y las Comunicaciones Unificadas fomentan un entorno donde los equipos pueden trabajar juntos de manera más efectiva. La posibilidad de compartir información de manera rápida y sencilla mejora la toma de decisiones y la ejecución de proyectos.

6. Mejora la Experiencia del Cliente:

Al ofrecer una comunicación más eficiente y rápida, las Comunicaciones Unificadas también contribuyen a mejorar la experiencia del cliente. Las empresas pueden responder de manera más ágil a las consultas y brindar un servicio al cliente más personalizado.

7. Seguridad Reforzada:

La seguridad de la información es una preocupación constante en el entorno empresarial. Las soluciones de Comunicaciones Unificadas suelen incluir medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de extremo a extremo y autenticación multifactor, para proteger la integridad de los datos.

 

 

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