Como expertos en comunicaciones empresariales, sabemos que muchas compañías están valorando Microsoft Teams no solo como herramienta de colaboración, sino también como su centralita telefónica.
La solución telefónica de Teams Phone ofrece funcionalidades muy completas, perfectamente adaptadas a cualquier negocio y estas son 10 de sus funciones más relevantes.
1.Operador Automático (IVR)
Teams Phone te permite configurar un “operador automático” (IVR) para dirigir las llamadas entrantes según un menú predefinido. Por ejemplo, puedes ofrecer opciones como “pulsa 1 para ventas, 2 para soporte”, lo que mejora la experiencia del cliente y optimiza el enrutamiento.
– Se puede definir un saludo personalizado.
– Permite configurar flujos distintos para horarios de trabajo y fuera de ellos.
2.Colas de llamadas
Las colas de llamadas son esenciales en un entorno empresarial con volumen de llamadas. Teams permite:
– Colocar a los llamantes en espera si todos los agentes están ocupados.
– Definir música de espera y mensajes de saludo.
– Establecer reglas de desbordamiento si la cola está muy llena, o de tiempo máximo de espera.
– Configurar el enrutamiento de agentes según diferentes estrategias.
3.Desvíos y reenvío de llamadas
Puedes controlar cómo se desvían las llamadas:
– Establecer desvíos hacia otro usuario, número externo o al buzón de voz.
– Configurar reglas distintas dependiendo de la disponibilidad del usuario (ausente, ocupado, no disponible).
– Asignar delegados: algunas personas (por ejemplo, asistentes) pueden hacer y recibir llamadas en nombre de otra persona.
4.Transferencia de llamadas (con o sin consulta)
Teams permite transferir llamadas de varias maneras:
– Transferencia directa: mandas la llamada a otro usuario sin hablar primero.
– Transferencia con consulta: hablas con la persona a la que vas a transferir antes de hacer la transferencia. Esto es muy útil para asegurar que el agente destino está listo para atender.
5.Poner llamadas en espera
Puedes poner una llamada en espera y recuperarla más tarde o desde otro dispositivo:
– Teams genera un “código de aparcamiento” (call park) que permite recuperar la conversación desde otro equipo.
– Ideal para equipos que comparten dispositivos o para escenarios de escritorio flexible.
6.Buzón de voz en la nube
Teams Phone incluye un sistema de buzón de voz integrado:
– Los mensajes quedan almacenados en la nube, accesibles desde cualquier dispositivo.
– Posibilidad de grabar o cambiar el saludo del buzón.
– Transcripción automática de los mensajes de voz para facilitar la lectura e incrementar la accesibilidad.
7.Políticas de llamada configurables
A nivel de administración, puedes definir políticas de llamadas para controlar qué opciones tienen los usuarios, por ejemplo:
– Permitir o prohibir desvíos.
– Definir quién puede delegar llamadas o usar múltiples líneas.
– Crear diferentes políticas para departamentos distintos según sus necesidades telefónicas.
8.Informes y supervisión de colas
Si tu empresa gestiona centros de atención, es fundamental tener visibilidad sobre las colas y el rendimiento:
– Con la app Colas de Teams (requiere licencia Teams Premium), los agentes pueden ver estadísticas en tiempo real: número de llamadas en espera, tiempo en cola, quién está atendiendo, etc.
– También es posible acceder a informes históricos para analizar tendencias, rendimiento de agentes y operadoras automáticas.
9.Alta disponibilidad y continuidad de llamadas
Microsoft ha diseñado Teams Phone para ser una solución resiliente:
– Soporta «sistemas de supervivencia» para oficinas distribuidas o sucursales.Si tienes oficinas o sucursales y la conexión con Microsoft 365 se cae temporalmente, algunos dispositivos certificados y gateways pueden seguir permitiendo llamadas básicas.
– En caso de interrupciones de red o problemas de conectividad, se pueden definir rutas alternativas para desviar las llamadas: a colas, IVR, o directamente a otros números.
10.Soporte multi dispositivo y movilidad completa
Teams Phone no está limitado a un solo tipo de cliente:
– Se puede usar desde la app de Teams en PC, móvil o dispositivo certificado IP.
– Si estás en una llamada en tu móvil y vuelves al escritorio, puedes cambiar de dispositivo sin interrumpir la llamada.
– También puedes hacer y recibir llamadas VoIP directamente a través de Internet, sin necesidad de líneas tradicionales.
Cómo estas funciones impulsan la eficiencia y productividad en las empresas
Estas funcionalidades permiten a tu empresa:
Optimizar la atención al cliente
Las colas, el IVR y el enrutamiento inteligente aseguran que cada llamada llegue al departamento correcto sin demoras, algo crucial en empresas que gestionan pedidos, soporte técnico o cuentas clave.
Reducir costes operativos
Al centralizar la telefonía en la nube y eliminar hardware tradicional, tu compañía reduce gastos de mantenimiento, licencias duplicadas y equipos obsoletos.
Mejorar la productividad interna
Los usuarios pueden gestionar llamadas desde cualquier dispositivo, delegar tareas, desviar llamadas o consultar estadísticas sin depender de herramientas adicionales. Todo está integrado en su flujo de trabajo diario.
Escalar sin complicaciones
Añadir o quitar usuarios es tan sencillo como modificar una licencia. Esto permite adaptarse a picos de actividad o cambios organizativos sin inversiones extra ni interrupciones.
Mejorar la experiencia del equipo
Los agentes y empleados cuentan con herramientas claras y conectadas, lo que reduce la carga operativa, agiliza respuestas y evita errores de comunicación.
Mantener la continuidad del negocio
Las funciones de alta disponibilidad y las rutas alternativas garantizan que incluso ante imprevistos la empresa siga atendiendo llamadas.
Integración de Microsoft Teams Phone con Vertical Ibérica
En Vertical Ibérica contamos con la experiencia y el conocimiento necesarios para integrar Microsoft Teams Phone en tu empresa de manera rápida y adaptada a tus necesidades, optimizando la comunicación interna y externa sin complicaciones. Nuestro equipo se encarga de todo el proceso, desde la planificación hasta la puesta en marcha, asegurando que tu negocio aproveche al máximo todas las funcionalidades de la telefonía en la nube.
Si quieres modernizar tu sistema de comunicaciones, mejorar la eficiencia de tus equipos y ofrecer un servicio más profesional a tus clientes, contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a implementar Microsoft Teams Phone en tu empresa.
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