Transcripción automática de llamadas: Qué es, ventajas, cómo incorporarlo…

¡Imagínate esto! Estás atendiendo a un cliente en una llamada importante, y justo cuando te dice un dato clave, te distraes un segundo y… ¡adiós información! Todos hemos pasado por momentos en los que quisiéramos tener un «superpoder» para recordar cada palabra de una conversación. ¡Pues déjame decirte que ese superpoder existe! Y se llama transcripción automática de llamadas.

En este artículo, vas a aprender qué es exactamente la transcripción de llamadas, dónde se usa , sus ventajas y por supuesto, despejaremos esa duda que muchos tienen: ¿es legal?

 

 

¿Qué es la transcripción automática de llamadas?

La transcripción automática de llamadas es cuando una tecnología, impulsada por inteligencia artificial, convierte en texto todo lo que se dice en una llamada telefónica o por videoconferencia, ¡en tiempo real o justo después de la conversación! En pocas palabras, mientras tú hablas, la IA está “escribiendo” todo lo que se dice.

Funciona usando tecnología de Reconocimiento Automático de Voz. Esto significa que la IA escucha el audio de la llamada, reconoce las palabras que se dicen y las transforma en texto. ¡Parece complicado, pero es increíblemente eficiente!

Piensa en la IA como ese amigo que siempre toma las mejores notas en clase y te las presta después. ¡Solo que este amigo nunca se distrae y no se pierde ni una sola palabra!

 

 

¿Dónde se usa la transcripción automática de llamadas?

La versatilidad de esta tecnología permite su aplicación en múltiples ámbitos, entre los que se destacan:

• Call Centers: Registro detallado de las interacciones con clientes para mejorar la atención y la capacitación del personal.
• Sector Legal: Documentación precisa de entrevistas y consultas, asegurando que ningún detalle relevante se pierda.
• Educación y Conferencias: Transcripción de clases y webinars para facilitar el repaso y la accesibilidad.
• Procesos de Selección: Registro de entrevistas telefónicas o por videoconferencia, permitiendo una evaluación objetiva de los candidatos.
• Creación de Contenido: Generación de subtítulos y textos para podcasts o videos, mejorando el SEO y la experiencia del usuario.

 

 

Ventajas de la Transcripción Automática de Llamadas

Implementar la transcripcion automatica de llamadas ofrece múltiples beneficios:

1. Ahorro de Tiempo

Elimina la necesidad de tomar notas manuales durante una conversación. La tecnología se encarga de transcribir en tiempo real, permitiéndote concentrarte en la interacción.

2. Mejora del Servicio al Cliente

Facilita el análisis de conversaciones para detectar matices en el tono o indicios de insatisfacción, ayudándote a anticipar y resolver posibles problemas antes de que se agraven.

3. Búsqueda y Recuperación de Información

Cada llamada queda registrada y se puede buscar fácilmente por palabras o frases clave. Esto resulta muy útil para encontrar datos específicos, como un “descuento especial” mencionado en una conversación pasada.

4. Aprendizaje y Mejora Continua

Al analizar las transcripciones, es posible identificar patrones y áreas de mejora en la comunicación. Esto permite entrenar a los equipos de ventas o atención al cliente con ejemplos reales y mejorar los procesos.

5. Cumplimiento Normativo y Seguridad

En sectores regulados, contar con un registro exacto de las conversaciones es esencial para auditorías y cumplimiento legal. La transcripción automática asegura que la información quede documentada de forma precisa.

6. Accesibilidad

Esta tecnología favorece la inclusión, permitiendo que personas con dificultades auditivas accedan a la información mediante la lectura de las transcripciones.

 

 

¿Es Legal la Transcripción Automática de Llamadas?

La legalidad de la transcripcion automatica de llamadas depende en gran medida del consentimiento y de la legislación local. Aquí te explicamos los aspectos clave:

Consentimiento

• Unilateral vs. Bilateral: En algunos países, basta con que una de las partes esté al tanto de la grabación o transcripción, mientras que en otros es obligatorio informar y obtener el consentimiento de todas las partes involucradas.

Leyes de Protección de Datos

• Normativas como el GDPR: En Europa, las transcripciones deben cumplir con estrictas normativas de protección de datos, garantizando que la información se almacene de forma segura y se maneje conforme a la legislación vigente.

Cómo Evitar Problemas Legales

• Informar desde el inicio: Asegúrate de notificar a los participantes de la llamada que la conversación será grabada o transcrita.
• Obtener el consentimiento adecuado: Dependiendo de la jurisdicción, recopila el consentimiento necesario antes de iniciar la transcripción.
• Cumplir con la normativa de protección de datos: Implementa medidas de seguridad para proteger la información transcrita y cumple con las normativas locales.

 

 

¿Cómo hacer transcripciones de llamadas en tu empresa?

Hacer transcripciones de llamadas es una práctica cada vez más utilizada para mejorar la atención al cliente y optimizar los procesos internos en las empresas. Pero, ¿cómo hacerlo de manera efectiva y sencilla?

Desde Vertical Ibérica, proponemos usar la plataforma 3CX, somos Gold Partner y los resultados que obtienen nuestros clientes son excelentes.No solo facilita gestión de las llamadas,mejora la comunicación tanto interna como externa, etc… también permite la integración de herramientas de inteligencia artificial como la de Open Ai Whisper para transcribir de forma exacta las conversaciones que se han tenido con clientes.

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